Redactiestatuut en bladformule

'Epilepsie, periodiek voor professionals' is het kwartaalblad van de Nederlandse Liga tegen Epilepsie, de
Nederlandse afdeling van de ‘International League Against Epilepsy’.

Voorgeschiedenis
‘Epilepsie, periodiek voor professionals’ is sinds 2003 de opvolger van het Nederlands Tijdschrift voor Epileptologie. Het blad richt zich, meer dan zijn voorganger, op de wensen van de Ligaleden. Het blad is voornamelijk bedoeld om de leden van de Liga te informeren over hun vakgebied. Omdat Nederland een van de weinige landen is waar de Liga ook uit niet-medici bestaat, is er aandacht voor bijvoorbeeld de sociale kant van epilepsie en zijn de wetenschappelijke bijdragen toegankelijker, zodat deze ook interessant zijn voor de grote groep van paramedische en andere professionals die bij epilepsie zijn betrokken. Jaarlijks wordt een speciaal (december)nummer uitgegeven. Er wordt naar gestreefd om in dit speciale nummer een bepaald thema van epilepsie uitgebreid aan bod te laten komen. In overleg kan besloten worden een gastredacteur voor dit nummer te vragen om mede inhoudelijke invulling te geven aan het speciale decembernummer van ‘Epilepsie’.

Doel
Het blad 'Epilepsie' heeft een aantal doelen, die allemaal even belangrijk zijn:
- Informatie en kennis overdragen
- Onderlinge contacten bevorderen
- Wetenschappelijk onderzoek stimuleren
- Verantwoorde epilepsiezorg onder de aandacht te brengen

Doelgroep
Mensen die in de epilepsiezorg werken (professionals). 'Epilepsie' verschijnt viermaal per jaar en wordt toegezonden aan de leden van de Liga. Jaarlijks komt er een speciaal nummer uit, dat tevens wordt toegezonden aan neurologen in Nederland.

'Epilepsie' in relatie tot andere communicatiemiddelen
De Liga beschikt behalve over het blad ‘Epilepsie’ over meerdere communicatiemiddelen, zoals de
internetsite (www.epilepsieliga.nl), het Nationaal Epilepsie Symposium, wetenschappelijke bijeenkomsten
georganiseerd door de Sectie Wetenschappelijk Onderzoek en (leden)vergaderingen. De inhoud van het blad ‘Epilepsie’ wordt zes maanden na het verschijnen van het blad op de website van de Liga gepubliceerd. Als een bijdrage is gebaseerd op een bepaald (onderzoeks)rapport of als wordt verwezen naar rapporten of verslagen die niet algemeen beschikbaar zijn via internet, kunnen deze rapporten of verslagen (of de link hiernaar) in overleg met de auteur op de website van de Liga worden geplaatst.

Stijl en inhoud
Professioneel en interessant
De inhoud van 'Epilepsie' is toegankelijk voor alle leden van de Liga. Zaken betreffende de directe patiëntenzorg, de organisatie rond die zorg en de ontwikkelingen die leiden tot een verbetering van die zorg (Onderzoek & Ontwikkeling) worden op een korte en bondige manier uiteengezet.

Aantrekkelijk en eenvoudig
Het blad moet uitnodigen tot lezen. Het moet een aantrekkelijke uitstraling hebben. De indeling moet helder zijn zodat iedere geïnteresseerde lezer eenvoudig het artikel van zijn of haar interessegebied vindt. Stijl en inhoud moeten een niveau hebben dat leden van de Liga aanspreekt.

Vaste rubrieken
Om de herkenbaarheid te vergroten en in het aanbod van onderwerpen structuur aan te brengen, maakt 'Epilepsie' gebruik van vaste rubrieken. De rubrieken zijn:
- Actueel (2 à 3 pagina's). In deze rubriek worden actuele zaken behandeld, met een diversiteit die overeenkomt met de diversiteit in disciplines betrokken bij de epilepsiezorg. De onderwerpen kunnen betrekking hebben op veranderingen of ontwikkelingen in overheids- of regionaal beleid, in organisaties, in beroepsgroepen, maar ook op nieuwe ontwikkelingen die samenhangen met wetenschappelijk onderzoek (waaronder verslag van internationale conferenties en internationale projecten). Het bindende karakter van de onderwerpen is de actualiteit hiervan.
- Wetenschappelijk onderzoek (5 à 6 pagina’s). In deze rubriek is plaats voor wetenschappelijke artikelen. Deze artikelen staan niet op zichzelf, maar worden binnen een onderzoekslijn geplaatst. Dit betekent dat de lezer niet alleen een wetenschappelijk verslag krijgt, maar ook inzicht in de context
waarin dit werk gedaan werd en de personen/instituten die hierbij waren betrokken.
- Casuïstiek (2 à 3 pagina’s). In elk nummer wordt een casus besproken door een deskundige uit één van de bij de epilepsiezorg betrokken disciplines. Dit kan een neuroloog of psycholoog zijn, maar ook een verpleegkundige of docent.
- Historische wetenswaardigheden (2 à 3 pagina’s; tweemaal per jaar). Deze rubriek is bekend uit het ‘Nederlands Tijdschrift voor Epileptologie’ en wordt wegens succes geprolongeerd.
- Verantwoorde epilepsiezorg (2 à 3 pagina's). Deze rubriek schenkt aandacht aan initiatieven gericht op verbetering van de kwaliteit, de organisatie of de samenhang van de zorg voor mensen met epilepsie. De naam van de rubriek is afgeleid van de Kwaliteitswet Zorginstellingen. Deze wet omschrijft ‘verantwoorde zorg’ als zorg van goed niveau, die in ieder geval doeltreffend, doelmatig en patiëntgericht wordt verleend en die afgestemd is op de reële behoefte van de patiënt.
- Proefschriftbesprekingen (1 à1,5 pagina per bespreking). In deze rubriek worden de leden van de Liga geïnformeerd over wetenschappelijk onderzoek dat in Nederland en Vlaanderen wordt gedaan in een direct aan epilepsie gerelateerd gebied, dat heeft geleid tot een dissertatie.
- Forum (2 à 3 pagina's; wisselende rubriek). In deze rubriek bespreekt een panel van experts de meest recente ontwikkelingen in het epilepsieonderzoek.
- Congresverslag/WAR-nieuws/Epilepsiefonds-nieuws (1 pagina; wisselende rubriek).
- Ingezonden berichten (1 pagina). Deze rubriek geeft lezers de ruimte om in maximaal een half A4 te reageren op artikelen in het blad of melding te maken van ontwikkelingen in de epilepsiewereld, een bestuurswisseling, etc.
- Verder staan in ieder nummer:
- Inhoudsopgave op de cover
- Algemene tekst over de Liga en 'Epilepsie'
- Voorwoord
- Colofon
- Agenda

De Kernredactie zorgt ervoor dat alle doelgroepen van de Liga evenredig in de rubrieken aan bod komen.

Omvang, frequentie en verspreiding
Het blad heeft een omvang van 16 pagina's met de mogelijkheid tot uitbreiding naar 20, 24, 28, 32 of 36
pagina's en verschijnt eens per kwartaal (maart, juni, september en december (december is de speciale
uitgave). De Ligaleden krijgen 'Epilepsie' naar wens thuis of op het werk toegestuurd. 

Beeld, vormgeving en druk
Tekst is het belangrijkste in het blad. Om het geheel visueel aantrekkelijk te houden, wordt de auteur gestimuleerd beeld bij zijn/haar artikelen te leveren. De vormgeving en de afbeeldingen zorgen dat 'Epilepsie' een aantrekkelijk en prettig leesbaar blad is. Door het gebruik van koppen, streamers, samenvattingen en kaders is het blad overzichtelijk en ontstaat afwisseling. De vormgeving is leidend voor de tekstproductie. Dit wil zeggen dat als de vormgeving dat vereist artikelen worden ingekort of anders opgebouwd. Druk: full color, 100 grams HV gesat mc, geniet, gebrocheerd met 2 oognietjes.

Plaatsing van bijdragen in 'Epilepsie'
Auteurs wordt gevraagd een bijdrage te leveren aan 'Epilepsie'. Dit betekent niet dat hetgeen wordt aangeleverd, ongewijzigd wordt geplaatst. Alle bijdragen van auteurs aan 'Epilepsie' worden beoordeeld door referenten en op hun inhoud getoetst door de Kernredactie van 'Epilepsie' waarbij het volgende in acht wordt genomen:
- Indien het oordeel van (één van) de referenten negatief is ten aanzien van plaatsing van de bijdrage wordt dit besproken met de auteur(s). In overleg wordt besloten hoe de bijdrage kan worden gewijzigd zodat deze volgens het oordeel van auteur én rubrieksverantwoordelijke wél geschikt is voor plaatsing. Het resultaat van dit overleg wordt voorgelegd aan beide referenten.
- De rubriekscoördinator (lid van de Kernredactie) zorgt dat de bijdrage past in het format dat wordt gebruikt door 'Epilepsie’ en doet een eerste toets met betrekking tot de inhoudelijk kwaliteit van de bijdrage. Het format is vastgelegd in de ‘Richtlijnen voor bijdragen’.
- Toetsing van de inhoud van de bijdragen vindt plaats in de Kernredactie. De bijdragen worden alleen geplaatst indien hierover overeenstemming is in de Kernredactie. De auteur heeft vetorecht indien geen overeenstemming kan worden bereikt over de tekst van een bijdrage.

Redactionele organisatie
'Epilepsie' is een uitgave van de Nederlandse Liga tegen Epilepsie. 'Epilepsie' wordt uitgegeven onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de Liga. Besluiten tot wijziging van de redactionele uitgangspunten worden alleen genomen na overleg tussen uitgever, bestuur van de Liga en Kernredactie. ‘Epilepsie’ kent een Kernredactie en een Redactieraad.

Kernredactie
De leden van de Kernredactie worden benoemd door het bestuur van de Liga voor een termijn van vier
jaar. Na afloop van de zittingsduur treden de Kernredactieleden af. Op verzoek van het bestuur van de
Liga is herbenoeming mogelijk. In een tussentijdse vacature wordt in overleg met het bestuur van de Liga
door de Kernredactie voorzien. De Kernredactie komt viermaal per jaar bijeen.
Doel van de Kernredactie is de realisatie van 'Epilepsie' volgens het redactiestatuut. De Kernredactie
heeft een aantal taken:
- maken inhoudsvoorstel inclusief planning;
- auteurs en referenten kiezen en benaderen;
- inhoud voorleggen aan referenten;
- inhoudelijk beoordelen en redigeren bijdragen.

Elk van de Kernredactieleden heeft de verantwoordelijkheid voor de inhoud van een eigen rubriek. De
verdeling van de rubrieken is als volgt:
- Govert Hoogland, neurobioloog, is verantwoordelijk voor de rubriek ‘Wetenschappelijk onderzoek’
(wisselt afhankelijk van het onderwerp af met Pauly, Marian of Loretta)
- Pauly Ossenblok, medisch fysicus, is verantwoordelijk voor de rubrieken ‘Van de redactie’, ‘Actueel’
en ‘Forum (wisselt afhankelijk van het onderwerp af met Govert)
- Marian Majoie, neuroloog, is verantwoordelijk voor de rubrieken ‘Verantwoorde epilepsiezorg’ en
‘Casuïstiek (wisselt afhankelijk van het onderwerp af met Gerrit-Jan)
- Gerrit-Jan de Haan, neuroloog, is verantwoordelijk voor de rubrieken ‘Verantwoorde epilepsiezorg’ en
‘Casuïstiek (wisselt afhankelijk van het onderwerp af met Marian Majoie)
- Loretta van Iterson, kinderneuropsycholoog, is verantwoordelijk voor de rubrieken
‘Proefschriftbesprekingen’ en ‘Historische wetenswaardigheden’
- De bladmanager vult door externe input en door interne berichtgeving van en over het Epilepsiefonds en de Liga de rubriek ‘Ingezonden berichten’, doet samen met de hoofdredacteur de eindredactie, is in overleg met Loretta verantwoordelijk voor de rubriek ‘Agenda’, bewaakt de planning en is verantwoordelijk voor de drukwerkbegeleiding.

Redactieraad
De leden van de Redactieraad worden benoemd door de Kernredactie voor een termijn van twee jaar. Deze termijn kan op verzoek van de Kernredactie verlengd worden met opnieuw twee jaar. In een tussentijdse vacature wordt door de Kernredactie voorzien. De Redactieraad komt tweemaal per jaar bijeen, samen met de Kernredactie. Bij de samenstelling van de Redactieraad is het van belang dat de verschillende centra die zich bezig houden met epilepsie zijn betrokken in die raad en de verschillende beroepsgroepen. Doel van de Redactieraad is het realiseren van een kwaliteitsimpuls voor het blad door gebruik te maken van de specifieke kennis van de leden van de Redactieraad. Leden van de Redactieraad zijn op diverse manieren betrokken bij de totstandkoming van het Ligablad, zoals:
- tweemaal per jaar aanwezig zijn bij de redactievergadering (in januari en juni);
- op verzoek meelezen en becommentariëren van concept artikelen;
- op verzoek bijdragen leveren als auteur van artikelen in het eigen vakgebied;
- actief bijdragen aan het samenstellen van de kopij in portefeuille.

Rol en werkwijze Kernredactieleden
Alle leden van de Kernredactie zijn als rubriekscoördinator verantwoordelijk voor een ‘eigen’ rubriek. De werkwijze voor ieder nummer is als volgt:
1) De rubriekscoördinator benadert de beoogde auteur voor het schrijven van een artikel en geeft de volgende zaken aan de auteur door:
- De PDF ‘Verkorte opsomming van de Richtlijnen voor bijdragen’.
- De gewenste lengte van het artikel (te vinden in het exceldocument ‘invulling’ van het betreffende nummer, dat na vergaderingen door de bladmanager aan de redactie wordt gemaild, alsook in de ‘Richtlijnen voor bijdragen’ op de Liga-website)
- De deadline voor het inleveren van de eerste versie van het artikel (te vinden in de jaarplanning die
wordt toegestuurd door de bladmanager)
2) De rubriekscoördinator geeft de toezegging van de auteur z.s.m. door aan de bladmanager, die vervolgens de van tevoren bedachte meelezers benadert.
3) De rubriekscoördinator houdt in de gaten dat de auteur het artikel op tijd instuurt. Ter ondersteuning stuurt de bladmanager regelmatig een reminder voor deadlines aan de rubriekscoördiniatoren.
4) De rubriekscoördinator kijkt direct of de eerste versie van het artikel voldoet aan het format in de richtlijnen en of de algehele kwaliteit van het artikel in orde is. Zo niet, dan neemt de rubriekscoördinator direct actie richting de auteur. De eerste versie moet van behoorlijke kwaliteit zijn voordat het naar een meelezer gaat.
5) De rubriekscoördinator ziet erop toe dat er illustraties door de auteur worden aangeleverd. De rubriekscoördinator stuurt de afbeeldingen naar de bladmanager, die nagaat of de kwaliteit voldoende is voor drukwerk.
6) De rubriekscoördinator stuurt het artikel ter beoordeling naar de meelezers. Vervolgens zorgt de rubriekscoördinator ervoor dat het commentaar van de meelezers tijdig binnenkomt en door de auteur in het artikel wordt verwerkt. De rubriekscoördinator redigeert het artikel zelf ook, waar nodig.
7) De rubriekscoördinator stuurt het artikel nu naar de hoofdredacteur.
N.B. Tijdens dit hele traject stuurt de rubriekscoördinator alle mailcorrespondentie met de auteur in cc naar de bladmanager, zodat die op de hoogte is van de stand van zaken.
N.B.2 De bladmanager bewaakt de tijdsplanning en stuurt regelmatig reminders naar alle rubriekscoördinatoren zodat zij op tijd de auteur en/of meelezers op een naderende deadline kunnen wijzen.
7) De hoofdredacteur doet de eindredactie van de ontvangen artikelen. Daarna stuurt de hoofd-redacteur deze laatste versie van de artikelen naar de bladmanager, die alles in een tekstboek zet.
8) De bladmanager stuurt het tekstboek minimaal vijf dagen voor de vergadering aan de Kernredactieleden. De Kernredactieleden nemen het tekstboek in detail door en noteren hun op- of aanmerkingen. Het tekstboek wordt vervolgens besproken tijdens de vergadering. Kernredactieleden die niet bij de vergadering aanwezig kunnen zijn, geven voorafgaand aan de vergadering per mail aan de hoofdredacteur hun opmerkingen door. Indien het tekstboek niet tijdig voor de vergadering gereed is en pas ter vergadering wordt uitgereikt, krijgen de Kernredactieleden na de vergadering nog vijf dagen de tijd om hun commentaar door te geven aan de hoofdredacteur. De hoofdredacteur verwerkt de commentaren in het tekstboek en stuurt deze nieuwe versie vervolgens naar de bladmanager.
9) De hoofdredacteur en bladmanager doen gezamenlijk, in samenwerking met de vormgeefster, de eindredactie van het blad als geheel. De hoofdredacteur redigeert de proefdruk als eerste, daarna gaat het naar de bladmanager. De bladmanager bewaakt de tijdsplanning en begeleidt het drukwerkproces.

Werkwijze in geval van een gastredacteur
Indien een gastredacteur is gevraagd om (mede) invulling te geven aan een rubriek of aan het speciale decembernummer van ‘Epilepsie’, is de eindverantwoordelijkheid van de rubriekscoördinator en de hoofdredacteur zoals hierboven beschreven. De invulling van het blad en het eindresultaat worden inhoudelijk afgestemd met de gastredacteur, die ook voor de redactievergadering wordt uitgenodigd.

Opgesteld te Houten op 26 augustus 2003 en herzien op 13 april 2005, 6 juli 2005, 17 juli 2006, 31 oktober 2006; 26 maart 2007; 3 juni 2010, 25 juli 2011, 27 juli 2012, 27 januari 2015, 2 november 2015, 15 februari 2016, 1 juni 2016, 30 apr 2018, 13 aug 2018, 30 juli 2019, 30 sep 2020, 1 mrt 2021