Privacybeleid

Openjournals Privacybeleid

Openjournals biedt een professioneel OpenAccess publicatieplatform voor wetenschappelijke, peer-reviewed tijdschriften. Volgens de EU-definities is Openjournals zowel de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking als de dienstverlener en gegevensverwerker. Openjournals biedt het technische platform en een aantal publicatiediensten aan tijdschriften die deelnemen aan Openjournals en werkt volgens het principe van dataminimalisatie, waarbij alleen de minimale hoeveelheid persoonsgegevens wordt verkregen die nodig is om een taak uit te voeren. Meer informatie over het type gegevens dat nodig is, is te vinden in het privacybeleid van Openjournals hieronder.

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens op correcte en transparante wijze. Wij verzamelen en beheren gebruikersgegevens volgens onze Privacyverklaring. Door dit tijdschrift en deze website te gebruiken, gaat u akkoord met dit beleid.

Wat voor soort persoonlijke gegevens verwerken we?

Er zijn vier hoofdcategorieën van persoonlijke gegevens die worden opgeslagen door ons tijdschriftplatform: Website Gebruikersgegevens, Auteurgegevens, Reviewergegevens en Redacteurgegevens.

De minimale persoonlijke gegevens die worden opgeslagen zijn:

• volledige naam
• e-mailadres
• affiliatie (afdeling en instelling)
• land van verblijf

Daarnaast kan de gebruiker er voor kiezen om de volgende gegevens te delen:

• aanhef
• geslacht
• een eigen URL
• telefoonnummer
• faxnummer
• reviewinteresses
• postadres
• ORCiD
• een korte biografie
• interesses
• Twitter profiel
• LinkedIn profiel
• ImpactStory profiel
• profielfoto

De betrokkenen hebben volledige controle over deze gegevens via hun profiel en kunnen verzoeken om ze te verwijderen door contact op te nemen met info@openjournals.nl.

Hoe houden we deze data veilig?

We maken regelmatig back-ups van onze databases en gebruiken betrouwbare cloudserviceproviders om ervoor te zorgen dat ze veilig worden bewaard. Back-ups worden regelmatig vernieuwd en de oude gegevens worden permanent verwijderd. We hebben streng beleid over de interne omgang met gegevens, waardoor de toegang tot de gegevens en back-ups beperkt tot belangrijke medewerkers. In het geval van een datalek zullen we dit melden aan de betrokken gebruikers.

Hoe gebruiken we de gegevens?

Persoonlijke gegevens worden alleen gebruikt om de door de uitgever geleverde diensten te leveren. Persoonlijke gegevens worden niet extern gedeeld, behalve namen van auteurs, affiliaties, e-mails en links naar ORCiD en social media accounts (indien verstrekt) in gepubliceerde artikelen die worden weergegeven als onderdeel van het artikel en extern worden gedeeld met indexen en databases. Als een tijdschrift een open peer review toepast, worden de reviewergegevens samen met de reviewrapporten gepubliceerd.

Hoe we uw data verzamelen en verwerken

1. Bij gebruik van de website

1.1 Welke data we verzamelen

• Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we geanonimiseerde gegevens over uw gebruik van de website; we verzamelen bijvoorbeeld informatie over welke pagina's u bekijkt, welke bestanden u downloadt, welke browser u gebruikt en wanneer u de site gebruikt.

1.2 waarom we data verzamelen

• We gebruiken geanonimiseerde gegevens over websitegebruik om het verkeer te controleren, bugs te verhelpen en algemene patronen te zien die informatie geven voor toekomstige aanpassingen van de website, en om rapporten te verstrekken over hoe vaak publicaties op onze site zijn bezocht vanuit specifiek IP-reeksen.

1.3 wat we doen (en niet doen) met de data

• We verzamelen geen persoonlijke informatie die kan worden gebruikt om u te identificeren wanneer u een website gebruikt.
• We kunnen Google Analytics gebruiken voor publicatierapporten en om de website en diensten te verbeteren door analyses, maar er worden geen persoonlijk identificeerbare gegevens met Google gedeeld (het IP-adres van uw computer wordt bijvoorbeeld geanonimiseerd voordat het wordt verzonden).

1.4 wat u moet doen als u een kopie van uw gegevens wilt of als u wilt dat uw gegevens worden verwijderd

• Neem contact op met info@openjournals.nl om een kopie van uw gegevens op te vragen of om uw gegevens te laten verwijderen/anonimiseren.

2. Wanneer u zich registreert als auteur en een artikel indient

2.1 welke data we verzamelen

• Bij het registreren van een account vragen we u om in te loggen en bepaalde persoonlijke informatie te verstrekken (zoals uw naam en e-mailadres), en er is een optie om te registreren met behulp van een ORCiD die het registratieformulier vooraf invult.
• Als onderdeel van het indienen van een artikel voor publicatie, moet u persoonlijk identificeerbare informatie verstrekken die zal worden gebruikt voor het peer review proces en zal worden gepubliceerd. Dit kan zijn 'affiliatie', 'conflicterende belangen', 'vermeldingen'.

2.2 waarom we deze data verzamelen

• Door een account aan te maken kunt u inloggen, uw profiel beheren en deelnemen als auteur/recensent/redacteur. We gebruiken cookies en sessie-informatie om uw gebruik van de website te stroomlijnen (zodat u bijvoorbeeld ingelogd blijft wanneer u terugkeert naar een tijdschrift). U kunt cookies blokkeren of verwijderen en nog steeds gebruik maken van de websites, hoewel u dan uw gebruikersnaam en wachtwoord moet invoeren om in te loggen. Om gebruik te kunnen maken van bepaalde functies van de websites, kunt u er ook voor kiezen om ons andere persoonlijke gegevens te verstrekken, zoals uw ORCiD, maar uw beslissing om deze functies te gebruiken en dergelijke gegevens te verstrekken is altijd vrijwillig.
• Persoonlijke gegevens die met het artikel worden meegestuurd, worden verzameld om te kunnen voldoen aan correcte publicatie-ethiek tijdens het beoordelingsproces en deze zullen deel uitmaken van het officiële gepubliceerde dossier, zodat de herkomst van het werk kan worden vastgesteld en het werk correct kan worden toegeschreven.

2.3 wat we doen (en niet doen) met de data

• We delen uw persoonlijke informatie niet met derden, behalve als onderdeel van het leveren van de publicatiedienst.
• Als geregistreerde auteur in het systeem kan de redacteur van het tijdschrift contact met u opnemen om nog een artikel in te dienen.
• Alle persoonlijke gegevens die bij een artikel horen (en die door de auteur zijn verstrekt) worden samen met het artikel gepubliceerd. De gepubliceerde gegevens omvatten de namen, affiliaties en e-mailadressen van alle auteurs.
• Alle artikelen die op het platform worden gepubliceerd, kunnen vrij worden gedownload van de website van de uitgever in verschillende formaten (bijv. PDF, XML)

2.4 waarom we de data opslaan

• We slaan de accountgegevens op zodat u ervoor kunt kiezen om reviewer te worden en deze taken uit te voeren, of om auteur te worden en een artikel in te dienen en vervolgens de voortgang van dat artikel te volgen.
• Gepubliceerde persoonlijke gegevens die bij een artikel horen, maken deel uit van het officiële gepubliceerde dossier, zodat de herkomst van het werk kan worden vastgesteld en het werk correct kan worden toegeschreven.

2.5 wat u moet doen als u een kopie van uw gegevens wilt of als u wilt dat uw gegevens worden verwijderd

• U kunt uw gegevens die bij uw profiel horen bekijken, wijzigen en verwijderen. Als u ervoor kiest om uw account volledig te verwijderen, neem dan contact met ons op via info@openjournals.nl en we zullen uw verzoek zo snel mogelijk in behandeling nemen.
• Om te voldoen aan publicatie-ethiek en best-practices kunnen persoonlijke gegevens die samen met een artikel worden gepubliceerd niet worden verwijderd. Als u een vraag hebt over een publicatie waar u aan wordt toegeschreven, neem dan contact op met info@openjournals.nl.

3. Bij registratie als reviewer

3.1 welke gegevens we verzamelen

• Om reviewer te worden, moet u zich eerst registreren als gebruiker op de website en uw voorkeur aangeven om als reviewer in aanmerking te komen. Er worden geen nieuwe persoonlijke gegevens verzameld wanneer een geregistreerde gebruiker ervoor kiest om reviewer te worden.
• Bij het aanmaken van een account vragen we u om in te loggen en bepaalde persoonlijke gegevens te verstrekken (zoals uw naam en e-mailadres), en er is een optie om te registreren met behulp van een ORCiD die het registratieformulier vooraf invult.
• Reviewer kunnen ook worden geregistreerd door redacteuren die hen uitnodigen om een specifiek artikel te beoordelen. Hiervoor moet de redacteur de voornaam, achternaam en het e-mailadres van de reviewer opgeven. Normaal gesproken wordt dit gedaan als onderdeel van de uitnodiging om het artikel te beoordelen.

3.2 waarom we deze gegevens verzamelen

• De ingevoerde gegevens worden gebruikt om de reviewer uit te nodigen voor een peer review van het artikel en om contact op te nemen met de reviewer tijdens en het reviewproces.
• Als u een review indient, worden de details van uw review, inclusief uw aanbeveling, uw antwoorden op een reviewformulier, uw vrije antwoorden, uw verklaring over conflicterende belangen en een begeleidende brief vastgelegd.

3.3 wat we doen (en niet doen) met de gegevens

• Deze gegevens worden niet openbaar gedeeld en zijn alleen toegankelijk voor de redacteur en systeembeheerders van dat tijdschrift of uitgever.
• De gegevens worden alleen gebruikt in verband met dat tijdschrift of die uitgever.
• Gegevens die worden bewaard na de definitieve beslissing worden bewaard om te voldoen aan publicatie-ethiek en best practices, om bewijs te leveren van peer review en om eventuele geschillen met betrekking tot de peer review van het artikel op te lossen.
• In het geval tijdschriften of uitgevers peer reviews publiceren, wordt u gevraagd om toestemming te geven voor publicatie van uw review en het gegeven dat een subset van de gegevens die u hebt ingediend onderdeel wordt van het gepubliceerde dossier.

3.4 wat u moet doen als u een kopie van uw gegevens wilt of als u wilt dat uw gegevens worden verwijderd

• Als u niet langer als reviewer geregistreerd wilt staan, kunt u uw profiel bewerken en het vakje 'stoppen als reviewer' aanvinken. Hierdoor wordt u verwijderd uit de reviewerdatabase, maar alle bestaande recensies die u hebt ingeleverd, blijven bestaan.
• Als een redacteur contact met u heeft opgenomen om een artikel te beoordelen, betekent dit dat u geregistreerd bent in het systeem. Als u niet meer benaderd wilt worden voor peer-review, kunt u reageren op de e-mail met het verzoek om uw gegevens te verwijderen.

4. bij registratie als medeauteur

4.1 welke gegevens we verzamelen

• Gegevens van co-auteurs worden ingevoerd door de indienende auteur. De indienende auteur heeft al een gebruikersaccount. Volgens de gebruikelijke uitgeefpraktijk is de indienende auteur verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van zijn co-auteurs om te worden opgenomen (inclusief het opnemen van hun persoonlijke gegevens) in het artikel dat wordt ingediend bij het tijdschrift/de uitgever.
• De gevraagde persoonlijke gegevens voor co-auteurs zijn minimaal; voornaam, achternaam, instelling, land, e-mailadres. Dit kan ook zijn; ORCID ID, Titel, Tussenvoegsel, Biografische Verklaring, Afdeling, Twitter Handle, Linkedin Profiel Naam of ImpactStory ID.

4.2 waarom we deze gegevens verzamelen

• Ervan uitgaande dat het manuscript wordt geaccepteerd voor publicatie, maken deze gegevens deel uit van het officiële gepubliceerde verslag zodat de herkomst van het werk kan worden vastgesteld en het werk correct kan worden toegeschreven.
• Namen van auteurs, affiliaties en e-mails zijn vereist voor publicatie en worden onderdeel van het permanent citatiedossier.

4.3 wat we doen (en niet doen) met de data

• De persoonlijke gegevens van de co-auteur worden opgeslagen in de auteursdatabase. Deze persoonlijke gegevens worden alleen gebruikt in verband met de publicatie van het bijbehorende artikel.
• Alle verzamelde gegevens van co-auteurs worden toegevoegd aan de auteursdatabase en worden alleen gebruikt in verband met het artikel waar de gebruiker co-auteur van is.

4.5 wat u moet doen als u een kopie van uw gegevens wilt of als u wilt dat uw gegevens worden verwijderd

• Als u een kopie van uw gegevens wilt ontvangen, kunt u contact opnemen met info@openjournals.nl.
• Om te voldoen aan publicatie-ethiek en best-practices kunnen persoonlijke gegevens die samen met een artikel worden gepubliceerd niet worden verwijderd. Als u een vraag heeft over een publicatie waarin u vermeld staat, neem dan contact op met info@openjournals.nl